Le comité social et économique (CSE) – ex-comité d’entreprise – rassemble les représentants du personnel d’une entreprise comportant plus de 11 salariés. Selon l’article L.2315-34 du Code du travail, la rédaction du procès-verbal de CSE relève de la compétence du secrétaire du CSE. Pourtant, cette tâche s’avère très chronophage. Or, s’il existe bien un consensus dans le monde du travail, c’est que le temps est une denrée rare et précieuse ! Heureusement, la loi autorise le secrétaire du CSE ou du CSEC (comité social et économique central) à recourir à un prestataire externe. A ce titre, la sténotypie de conférences offre les meilleures garanties de qualité et fiabilité pour la rédaction du PV de CSE.
Si vous n’en étiez pas encore persuadé, Congrès 2000 vous présente 5 bonnes raisons pour vous convaincre !
1- La rédaction du PV de CSE est une obligation juridique
L’article L.2315-34 du Code du travail prévoit que les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal. Ce PV permet de démontrer que l’employeur a respecté (ou non) ses obligations en matière d’information et de consultation du CSE, par exemple :
- les orientations stratégiques ;
- la situation économique et financière de l’entreprise
- la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Il peut aussi s’agir d’un projet de licenciement d’un salarié protégé ou d’un projet de licenciement économique collectif.
La sténotypie, qui retranscrit fidèlement les débats, apporte toutes les garanties requises. En effet, “la transcription du sténotypiste constitue un élément de preuve directement invocable au titre de la démonstration de tout fait juridique. Elle est également admissible quant aux actes juridiques relevant du régime de liberté de la preuve“.
Les sténotypistes sont d’ailleurs tenus de conserver les bandes, transcriptions et comptes rendus pendant au moins deux ans et d’assurer le maintien de l’intégrité des données conservées.
2- Une restitution objective et impartiale
Selon les sujets abordés, notamment lorsqu’ils touchent aux restructurations et aux emplois, des désaccords peuvent voir le jour entre la direction et les élus. Les débats sont parfois houleux. Confier la rédaction du PV de CSE à un tiers neutre évite de faire planer le doute sur l’objectivité du secrétaire de l’instance qui est toujours un représentant du personnel. Là encore, selon la charte de déontologie de l’Association française des sténotypistes de conférences, le sténotypiste “garantit en toute impartialité, confidentialité et indépendance une retranscription parfaitement fidèle des propos tenus au cours des débats auxquels il assiste. Ses opinions personnelles ne doivent jamais transparaître dans sa transcription.“
3- Le respect des délais légaux
Toujours selon l’article L.2315-34 du Code du travail, le procès-verbal de CSE est établi dans un délai défini par accord d’entreprise. A défaut d’accord, le PV de réunion doit être rédigé par le secrétaire et communiqué à l’employeur et aux autres membres du CSE dans les 15 jours suivant la tenue de la réunion.
Des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières :
- 3 jours en cas de consultation sur un projet de restructuration ou de licenciement collectif pour motif économique ;
- 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire de l’entreprise.
A l’issue de ce délai, le secrétaire doit transmettre le PV à l’employeur pour qu’il puisse faire part de ses décisions et observations lors de la réunion de CSE suivante.
Autant dire que dans la vie d’un secrétaire qui cumule souvent mandat d’élu et activité professionnelle, il semble difficile de tenir les délais, d’autant plus que les débats peuvent durer, durer… La sténotypie en tant que méthode de transcription à la vitesse de la parole, suivie d’une relecture attentive, permet d’obtenir rapidement un PV exhaustif ou/et un compte rendu retravaillé.
4- Permettre au secrétaire de CSE de se consacrer aux débats durant la séance
Ce n’est pas la moindre des raisons : le secrétaire de CSE est avant tout un représentant du personnel. A ce titre, il participe aux échanges de l’instance. Même en étant multitâche, son implication semble difficilement compatible avec le fait de noter les intervenants, de prendre des notes, d’acter les votes et les décisions, qui requiert une concentration absolue. Certes, l’enregistrement constitue une aide efficace, mais nécessite de longues heures de réécoute et de frappe.
Faire appel à la sténotypie libère ainsi l’esprit du secrétaire qui peut alors pleinement se consacrer à l’organisation et au suivi des débats.
5- Une souplesse totale d’organisation et de prestation
Traditionnellement, le sténotypiste intervient sur place, parmi les élus et les membres de la direction. Cette situation est la plus confortable puisqu’elle lui permet d’identifier à coup sûr les intervenants et de ne pas être tributaire de coupures internet. Cependant, dès le début de la crise sanitaire, les sténotypistes se sont adaptés. L’intervention en visio conférence est devenue une prestation courante.
Par ailleurs, les sténotypistes sont des professionnels de la réunion, formés pour intervenir sur tous les sujets (industrie, finance, informatique, etc.), et dans tous les contextes : de la classique réorganisation de services au plan de sauvegarde de l’emploi le plus médiatisé.
Enfin, grâce à la sténotypie, tous les formats de comptes rendus sont possibles, à condition qu’ils correspondent aux exigences légales. Ainsi, le procès-verbal de CSE doit refléter les délibérations et les déclarations. Si la transcription in extenso est un outil précieux à conserver en archives (cf. point 1), pour qu’ils soient lus par les salariés mieux vaut éviter les PV fleuves. Pour cette raison, les sténotypistes sont formés à la rédaction de synthèses et de relevés de conclusions qui peuvent être établis parallèlement. Ils collaborent également avec des rédacteurs titulaires d’une formation supérieure et spécialisés dans ce type de prestations.
Comment sous-traiter le PV de CSE à un sténotypiste ?
Déléguer cette prestation à une société de sténotypie comme Congrès 2000 permet de bénéficier des services d’une équipe compétente et expérimentée qui saura faire face à vos divers impératifs : réunions s’étalant sur plusieurs jours, délais des restitution restreints, sujets ultra-techniques et/ou sensibles.
Pour cela, il suffit de prévoir cette prestation dans le règlement intérieur du CSE et d’acter cette décision en réunion plénière par le biais d’un vote à la majorité.
S’il vous reste des questions, retrouvez toutes nos prestations sur notre site site internet ou contactez directement nos bureaux.
