Que vous soyez secrétaire de CSE, chef de projet, organisateur de tables rondes ou juriste corporate en entreprise, vous n’y échappez pas : la rédaction de comptes rendus de réunion constitue l’une de vos tâches récurrentes, à laquelle vous vous attelez de plus ou moins bon cœur. Si vous êtes rédacteur de débats, transcripteur ou sténotypiste de conférences, il s’agit tout simplement de votre cœur de métier ! Chaque type de réunion possède ses propres caractéristiques et enjeux et appelle une restitution adaptée : document de travail ou PV officiel, rapport publié ou confidentiel, minutes ou synthèse, transcription détaillée ou relevé de conclusions. Quel qu’il soit, le compte rendu se doit surtout d’être lisible et efficace. C’est pourquoi, le cheminement de son auteur reste au final toujours le même. Prestataire professionnel de rédaction, Congrès 2000 vous dévoile les 5 étapes clés à respecter pour rédiger un compte rendu de réunion de qualité au service de votre activité.
1) L'anticipation intellectuelle et matérielle
Rédiger un compte rendu de réunion ne s’improvise pas. Le rédacteur doit connaître les objectifs du document qu’il rédige car la forme est au service du fond. Ainsi, un document de travail interne ne répond pas aux mêmes exigences qu’un PV de conseil d’administration. Ce dernier, tout comme le PV de séance d’assemblée générale ou de CSE, doit par exemple reprendre les votes et respecter des délais légaux. Son rédacteur doit donc se trouver dans un certain état d’esprit et disposer de documents indispensables.
La préparation mentale du rédacteur
Pour savoir où il va, le rédacteur de compte rendu peut avoir recours à la règle des 5 W, chère aux journalistes. En effet, comme un article de presse, un compte rendu s’adresse avant tout à un lectorat qui s’attend – consciemment ou non – à retrouver la réponse à ces différentes questions, quel que soit le sujet abordé.
- What (quoi ?) : quelle entreprise, quel type de réunion ?
- Why (pourquoi ?) : informer les salariés, le grand public ?
- Who (qui ?) : qui sont les participants ?
- When (quand ?) : la date et l’heure de la réunion, mais aussi tout le contexte temporel.
- Where (où) ? le lieu physique de la réunion bien sûr, ainsi que l’environnement du service concerné, de l’instance, etc.
Les avoir à l’esprit donne au rédacteur un fil conducteur avant même de débuter sa prise de notes.
La préparation matérielle du rédacteur
Le rédacteur qui connaît ses objectifs saura mieux réunir en amont les documents essentiels pour réussir son compte rendu :
- l’ordre du jour qui sert à structurer le compte rendu ;
- la liste des participants, pour bien identifier les intervenants, leur qualité et orthographier correctement les noms ;
- les documents supports (PowerPoint), pour mieux comprendre les sujets et vérifier l’orthographe des termes techniques, sigles et acronymes.
- Les comptes rendus des réunions précédentes, à utiliser comme modèles.
2) Une prises de notes efficace
Qui dit quoi ?
La prise de notes, effectuée par le rédacteur ou par une autre personne, se doit d’abord d’attribuer les bons propos aux bons intervenants.
En fonction des usages en cours dans la structure, chaque personne est désignée nommément (M. ou Mme Untel), par sa fonction (Un·e élu·e ) et/ou son appartenance syndicale (Un·e élu·e CGT/FO/CFDT, etc.).
La neutralité avant toute chose
La prise de notes exige par ailleurs d’être objective et complète. Le rédacteur ne doit pas occulter, minimiser ou au contraire amplifier certains propos en fonction de ses opinions ou de sa fonction. Ainsi un secrétaire de CSE, qui est nécessairement un représentant du personnel, et en charge de la rédaction du PV de CSE, restera néanmoins impartial dans sa restitution.
Un enregistrement de qualité
La séance peut également faire l’objet d’un enregistrement sous réserve que tous les participants en soient informés et ne s’y opposent pas. Cette captation audio constitue une aide précieuse dont il serait dommage de se priver, surtout si le compte rendu attendu est détaillé. En l’absence d’enregistrement, même un très bon rédacteur ne peut que restituer une synthèse. Seule la sténotypie de conférences permet d’établir une transcription exhaustive dans ces conditions. En pratique, s’ils ont l’accord de leurs clients, les sténotypistes enregistrent aussi les réunions par sécurité.
Pour réaliser un enregistrement de qualité, munissez-vous de deux enregistreurs/dictaphones (un principal et un de secours) et le cas échéant de micros. Téléchargez également le logiciel Express Scribe : ce lecteur audio permet d’écouter les enregistrements et possède des fonctionnalités intéressantes, notamment des raccourcis claviers qui facilitent grandement le travail.
3) Un format et une présentation adaptés
En fonction de l’usage et du public ciblé, la longueur et le style du compte rendu seront différents.
Le choix du type de compte rendu
Un document destiné à faire foi devant l’inspection du travail ou les tribunaux se doit d’être beaucoup plus exhaustif que celui adressé aux salariés pressés d’une entreprise. L’idéal est donc parfois d’établir deux supports : l’un détaillé et l’autre plus succinct.
On retrouve schématiquement trois types de comptes rendus.
- Le compte rendu exhaustif, qui reprend l’intégralité des propos tenus lors de la séance : il peut s’agir d’une transcription in extenso ou retravaillée ;
- La synthèse, qui reprend les principales idées échangées au cours des débats ;
- Le relevé de conclusions qui ne reflète que les décisions prises et les votes.
Bien entendu, la longueur de chaque catégorie peut être personnalisée. Le compte rendu peut être chronologique ou analytique, etc.
Le style
Décidez-vous pour le style direct ou indirect : le style direct est plus dynamique et donne un sentiment de proximité au lecteur. Le style indirect est plus littéraire et donne plus de recul sur les propos tenus.
Le niveau de langage
Le vocabulaire utilisé peut être courant ou beaucoup plus soutenu, mais évitez les termes familiers, ou alors entre guillemets. Les phrases doivent toujours rester grammaticalement correctes, fluides et l’orthographe irréprochable !
Un modèle adapté
Une fois ces différents éléments arrêtés, créez un modèle de compte rendu de réunion que vous pourrez réutiliser ou transmettre à d’autres rédacteurs. Il doit intégrer :
- La page de garde : elle comporte les mentions incontournables (nom de l’entreprise ou de la structure/entité, date) ;
- Le nom des participants et leur qualité ;
- L’ordre du jour : n’hésitez pas à insérer un sommaire automatique simple et pratique ;
- La consignation des votes et de leur motivation.
Optez pour une mise en forme qui respecte la charte graphique de votre service ou de votre entreprise : police, couleur, espacements etc.
4) Rédiger un compte rendu de réunion économe et efficace
À moins que vous n’optiez pour une transcription in extenso – que vous aurez tout intérêt à confier à un sténotypiste de conférences – vous allez devoir trier, préciser, reformuler, synthétiser les propos des uns et des autres, sans pour autant les occulter ou les déformer, tout en respectant le format et la longueur attendue. Une tâche plus compliquée qu’elle n’y paraît qui exige entre autres de :
- Comprendre la structure et les idées principales de chaque intervention ;
- Éviter de vous noyer dans les détails ;
- Corriger et supprimer les répétitions et les pléonasmes ;
- Varier le vocabulaire utilisé en trouvant des synonymes, des équivalences ;
- Nettoyer les tics de langages, les barbarismes, les anglicismes trop envahissants ;
5) Une relecture minutieuse
Cette dernière étape s’effectue idéalement un peu à distance de la rédaction. En effet, obnubilé pour le fond, le cerveau laisse parfois passer de belles fautes ! C’est pourquoi une relecture à froid est conseillée…mais pas toujours possible. Dans ce cas, prenez tout de même 5 minutes pour couper entre la rédaction et la dernière relecture. Cette dernière ne doit s’attacher qu’à l’orthographe et à la syntaxe.
Enfin, même si vous avez toujours été premier en dictée, il n’est pas déshonorant d’utiliser un correcteur d’orthographe pour les documents comportant plusieurs pages : Antidote, Prolexis ou autres, se feront toujours un plaisir de vous dénicher les dernières coquilles oubliées par vos yeux fatigués !
Déléguer à un prestaire de service expérimenté est parfois le meilleur moyen de rédiger un compte rendu de réunion de qualité ! L’équipe de Congrès 2000 reste à votre écoute pour tout renseignement sur les prestations que nous vous proposons en fonction de vos besoins et de vos délais.
